vyapar sanchar, व्यापार संचार के अर्थ, परिभाषा, तत्व, विशेषताएं, उद्देश्य, चरण, प्रकार, महत्व क्या है

वैश्वीकरण के इस युग में प्रत्येक व्यावसायिक उद्यम चाहे बड़ा हो या छोटा वह अपने अस्तित्व के लिए उचित संचार की आवश्यकता होती है। किसी भी व्यवसायिक प्रतिष्ठान की सफलता काफी हद तक सफल संसार पर निर्भर करती है।

व्यावसायिक संचार: अर्थ, परिभाषा, तत्व, विशेषताएं, उद्देश्य, चरण, प्रकार, महत्व क्या है?

व्यापार संचार के अर्थ :

शब्द "संचार" लैटिन शब्द "कम्युनिस" से आया है , जिसका अर्थ है सामान्य। इस प्रकार, संचार आम तौर पर विचारों को साझा करने का प्रतीक है। संचार का शब्दकोश अर्थ सूचनाओं को व्यक्त करना या आदान-प्रदान करना और विचारों को साझा करना है।

संचार प्राप्तकर्ता से वांछित प्रतिक्रिया प्राप्त करने की दृष्टि से सूचना और समझ को एक व्यक्ति से दूसरे या एक इकाई से दूसरी इकाई में संचारित करने की प्रक्रिया है। इस प्रक्रिया के माध्यम से दो या दो से अधिक व्यक्ति दूसरे व्यक्ति के व्यवहार में वांछित प्रभाव प्राप्त करने के लिए आपस में विचारों और समझ का आदान-प्रदान करते हैं।

व्यापार संचार के परिभाषा

लुई ए एलन के अनुसार

संचार उन सभी चीजों का योग है जो एक व्यक्ति करता है जब वह दूसरे के दिमाग में समझ पैदा करना चाहता है। यह अर्थ का सेतु है। इसमें कहने, सुनने और समझने की एक व्यवस्थित और सतत प्रक्रिया शामिल है।

बोवी, जेवी थिल और बीई शेट्जमैन के अनुसार

"संचार संदेश भेजने और प्राप्त करने की प्रक्रिया है। हालाँकि, संचार तभी प्रभावी होता है जब संदेश को समझा जाता है और जब यह कार्रवाई को उत्तेजित करता है या रिसीवर को नए तरीकों से सोचने के लिए प्रोत्साहित करता है। 

व्यापार संचार के तत्व

व्यावसायिक संचार में छह बुनियादी तत्व शामिल हैं। वे इस प्रकार हैं:

1. संदेश

यह विषय-वस्तु है जो प्रेषक द्वारा दूसरे पक्ष या व्यक्तियों के समूह को प्रेषित या पारित की जाती है। यह राय, आदेश, सुझाव, दृष्टिकोण, भावना, दृष्टिकोण आदि हो सकता है।

2. प्रेषक

वह / वह वह व्यक्ति है जो अन्य व्यक्ति को जानकारी देने और समझने के लिए संपर्क करने का इरादा रखता है।

3. रिसीवर

जिस व्यक्ति को संदेश भेजा जाता है उसे प्राप्तकर्ता या संचार के रूप में जाना जाता है।

4. चैनल

सूचना कुछ चैनलों (जैसे, रेडियो, टेलीविजन, टेलीफोन, पत्र, ई-मेल, आदि) के माध्यम से प्रेषित की जाती है। विभिन्न कारकों को ध्यान में रखते हुए प्रेषक द्वारा मीडिया का चयन किया जाता है।

5. प्रतीक

ये शब्द, क्रिया और संकेत हैं जो प्रेषक द्वारा रिसीवर के साथ संचार करते समय पारित किए जाते हैं।

6. प्रतिक्रिया

जब प्राप्तकर्ता प्रेषक के संदेश को स्वीकार करता है और उसे वापस प्रतिक्रिया देता है, तो प्रतिक्रिया होती है। प्रतिक्रिया के बिना संचार अधूरा है।

व्यापार संचार की विशेषताएं

व्यावसायिक संचार में कुछ विशेषताएं या विशेषताएं हैं जो हमें इसे अन्य संचार से अलग करने में सक्षम बनाती हैं।

व्यावसायिक संचार होने के लिए एक संचार होना चाहिए:

1. व्यावहारिक,

2. तथ्यात्मक,

3. स्पष्ट और संक्षिप्त,

4. लक्ष्य-उन्मुख,

5. प्रेरक।

1. व्यावहारिक

क्यों, कैसे, कब और इसी तरह के प्रश्नों की व्याख्या करते हुए प्रभावी व्यावसायिक संचार सूचना के व्यावहारिक पहलू से संबंधित है। यह समय की बर्बादी को खत्म करने के लिए अव्यावहारिक, काल्पनिक, अनावश्यक या दोहराव वाली जानकारी से बचा जाता है। यह रिसीवर को महत्वपूर्ण जानकारी देता है।

2. तथ्यात्मक

सामान्य तौर पर एक व्यावसायिक संदेश में समग्र विचार के स्थान पर तथ्य और आंकड़े होते हैं। व्यावसायिक संचार में महत्वपूर्ण तिथि, स्थान, समय आदि का स्पष्ट रूप से उल्लेख किया जाना चाहिए ।

3. स्पष्ट और संक्षिप्त

व्यावसायिक संचार में प्रयुक्त भाषा सरल, स्पष्ट, संक्षिप्त और अस्पष्ट होनी चाहिए। कभी-कभी जानकारी को संक्षिप्त या स्पष्ट करने के लिए चार्ट, फोटोग्राफ, आरेख आदि का उपयोग किया जाता है।

4. लक्ष्य-उन्मुख

व्यावसायिक संचार का एक विशिष्ट उद्देश्य होना चाहिए और इसे ठीक से नियोजित किया जाना चाहिए ताकि उद्देश्य प्राप्त किया जा सके।

5. प्रेरक

व्यावसायिक संचार अक्सर एक प्रेरक भूमिका निभाता है। यह एक कर्मचारी को अपने कर्तव्यों का पालन करने के लिए, एक ग्राहक को उत्पाद या सेवा आदि खरीदने के लिए राजी करता है। ऊपर उल्लिखित बुनियादी विशेषताएं संदेश या संचार की जानकारी से संबंधित हैं।

व्यापार संचार के उद्देश्य :

संचार का मुख्य उद्देश्य सूचना देना और विभिन्न व्यक्तियों को राजी करना है। अन्य उद्देश्यों में सुझाव, राय, विचार, सलाह, अनुरोध, आदि संदेश देना शामिल है; निर्देश, मार्गदर्शन और परामर्श देना; प्रशिक्षण प्रदान करना; चेतावनी देना; अच्छे काम की सराहना करना; मनोबल बढ़ाना; आदि। एक व्यावसायिक उद्यम के मामले में संचार का मुख्य उद्देश्य इसकी गतिविधियों में सुधार, संगठन का सर्वांगीण विकास और इसके संचालन में अंतिम सफलता है।

1. सूचना देना:

संचार का प्राथमिक उद्देश्य किसी संगठन के सदस्यों को उसके लक्ष्य से अवगत कराना और उन्हें सभी प्रासंगिक सूचनाओं से परिचित कराना है। यह व्यावसायिक उद्यम को सभी संबंधित लोगों के सम्मिलित प्रयासों के माध्यम से सफलता प्राप्त करने में मदद करता है। यह एक तथ्य है कि अच्छी तरह से सूचित लोग बेहतर हासिल कर सकते हैं।

प्रबंधकों को उस स्थान की सामाजिक, राजनीतिक, आर्थिक और अन्य स्थितियों के बारे में विस्तार से पता होना चाहिए जहां व्यवसाय स्थित है। कर्मचारियों, उपभोक्ताओं और प्रतिस्पर्धियों के बारे में जानकारी उनकी पहुंच में होनी चाहिए। इसी तरह, कर्मचारियों को उनकी स्थिति, विशेष रूप से शक्तियों और जिम्मेदारियों और सामान्य रूप से संगठन के उद्देश्यों और उद्देश्यों के बारे में अच्छी तरह से सूचित किया जाना चाहिए।

सूचना पिछले अभिलेखों, पुस्तकों, पत्रिकाओं, समाचार पत्रों, सरकारी प्रकाशनों, संगोष्ठियों, सम्मेलनों, प्रदर्शनियों, व्यापार किराए आदि से प्राप्त की जा सकती है। सूचना के अन्य स्रोत वाणिज्य मंडल, संरचित प्रश्नावली, रेडियो, टेलीविजन, इंटरनेट आदि हैं। स्रोत जो भी हो, जानकारी विश्वसनीय, सटीक, पूर्ण और नवीनतम होनी चाहिए।

2. अनुनय:

मनाने का अर्थ है अन्य लोगों को कुछ करने का निर्णय लेना, विशेष रूप से उनसे बार-बार पूछकर या उन्हें ऐसा क्यों करना चाहिए, इसका कारण बताकर; दूसरे शब्दों में, अन्य लोगों को विश्वास करने या वह करने के लिए जो कोई चाहता है उसे प्रभावित करना। यह संचार के महत्वपूर्ण उद्देश्यों में से एक है।

विक्रेता अक्सर अन्य उत्पादों को खरीदने के पहले के निर्णय को खारिज करते हुए अपने उत्पादों को खरीदने के लिए अनुनय-विनय के माध्यम से खरीदार को प्रभावित करता है। यह अनुनय इस प्रकार नियोजित किया जाना चाहिए कि खरीदार को मनाने के बारे में कम से कम सचेत हो जाए और भले ही वह सचेत हो जाए, उसे यह समझाना चाहिए कि यह उसके अपने हित के लिए है। वास्तव में अनुनय एक कला है जो ज़बरदस्ती के बजाय विचारोत्तेजक प्रकृति की होनी चाहिए।

3. सुझाव देना:

संचार सुझावों, विचारों और विचारों को संप्रेषित करने में मदद करता है। जो कर्मचारी वास्तव में काम में लगे हुए हैं, वे इसमें कमियों को बेहतर जानते हैं और प्रबंधकों को खामियों को दूर करने के तरीके सुझा सकते हैं। यह ऊपर की ओर संचार का एक उदाहरण है। बड़े कार्यालयों में साल भर सुझाव पेटियाँ लगाई जाती हैं और सुझाव मिलते रहते हैं। कभी-कभी स्पष्टीकरण के लिए सुझावों के साथ आगे संचार किया जाता है। सुझावों और विचारों की परस्पर क्रिया एक संगठन की प्रगति में मदद करती है।

सुझाव आदेश या सलाह की प्रकृति में नहीं होते हैं और इसलिए, उनका पालन करने के लिए कभी भी अनिवार्य नहीं होते हैं। किसी सुझाव के मामले में स्वीकृति या अस्वीकृति संभव है। कुछ अधिकारी, पर्यवेक्षक या प्रबंधक जिनके पास आत्म-गौरव, आत्म-सम्मान, उच्च पद आदि की झूठी धारणा है, वे एक सुझाव को स्वीकार नहीं कर सकते हैं, भले ही यह अच्छा है क्योंकि यह निचले स्तर से आता है। लेकिन गतिशील अधिकारी संगठन के हित में रचनात्मक सुझावों का स्वागत करते हैं।

4. सलाह:

व्यावसायिक संचार का एक उद्देश्य किसी व्यक्ति या लोगों के समूह को सलाह देना है। प्रबंधक बेहतर प्रदर्शन के तरीकों और साधनों के बारे में अधीनस्थों को सलाह देता है। सलाह में व्यक्तिगत राय शामिल होती है और यह दूसरे व्यक्ति (व्यक्तियों) की राय और कार्रवाई को प्रभावित करती है जिसे सलाह दी जा रही है।

आज का व्यापार जगत बहुत जटिल है और कोई भी व्यक्ति व्यवसाय के सभी क्षेत्रों का विशेषज्ञ नहीं हो सकता है। इसलिए, एक व्यवसायी को उन मामलों के बारे में विशेषज्ञों से सलाह लेनी पड़ती है जिनमें उसे अच्छी तरह से जानकारी नहीं है। उदाहरण के लिए, उसे बैंकिंग, बीमा, स्टॉक एक्सचेंज, कर नियमों, कानूनी प्रक्रियाओं आदि के बारे में सलाह की आवश्यकता हो सकती है। व्यवसाय के भीतर प्रबंधक, पर्यवेक्षक और अधिकारी एक दूसरे को (क्षैतिज संचार का मामला) और अधीनस्थों (नीचे की ओर संचार) को सलाह दे सकते हैं। .

5. प्रेरणा:

संचार प्रेरित करने, प्रेरित करने और कर्मचारियों के बीच वफादारी की भावना पैदा करने के लिए किया जाता है। संचार के माध्यम से उनका मनोबल बढ़ाया जाता है और यह बेहतर प्रदर्शन की ओर ले जाता है। कर्मचारियों को प्रेरित करने और उनमें काम के प्रति सकारात्मक दृष्टिकोण और प्रबंधकों के साथ एक स्वस्थ संबंध बनाने के लिए नियमित संचार आवश्यक है। यह, अंततः, प्रबंधकीय दक्षता को बढ़ाता है।

किसी को प्रेरित करने का अर्थ है प्रेरणा देना लेकिन उसे कुछ करने के लिए मजबूर करना नहीं। एक प्रेरित कार्यकर्ता किसी भी संगठन की संपत्ति है। प्रेरणा जितनी अधिक होगी, पर्यवेक्षण की लागत उतनी ही कम होगी, क्योंकि एक प्रेरित कार्यकर्ता कभी भी अपने कर्तव्यों की उपेक्षा नहीं करता है।

प्रेरक कारकों में मौद्रिक प्रोत्साहन, नौकरी की सुरक्षा, नौकरी से संतुष्टि, काम करने का अच्छा माहौल, निर्णय लेने में भागीदारी, लक्ष्य निर्धारण आदि शामिल हैं। पैसा एक अच्छे प्रेरक के रूप में काम करता है। एक कर्मचारी ओवरटाइम काम करता है जब उसे अतिरिक्त मजदूरी की अनुमति दी जाती है। नौकरी की सुरक्षा एक कर्मचारी को नौकरी के लिए पूरे दिल से खुद को समर्पित करने के लिए प्रेरित करती है।

यदि कोई कर्मचारी नौकरी से संतुष्ट है, तो उसे इसे करने में खुशी मिलती है। अच्छा कार्य वातावरण उसे अन्य सदस्यों के सहयोग से कार्य करने के लिए आकर्षित करता है। निर्णय लेने में श्रमिकों की भागीदारी उन्हें संगठन का हिस्सा और पार्सल होने का एहसास दिलाती है। किसी संगठन के उत्पादन लक्ष्य, बिक्री लक्ष्य आदि का निर्धारण श्रमिकों को लक्ष्य प्राप्त करने के लिए मिलकर काम करने में मदद करता है। इस प्रकार, प्रेरणा के विभिन्न कारक किसी संगठन के निष्पादन उत्कृष्टता को प्राप्त करने में योगदान करते हैं।

6. प्रशिक्षण:

एक संगठन की आवश्यकता को पूरा करने के लिए, वरिष्ठ कर्मचारियों को नए तकनीकी विकास के बारे में उन्हें अद्यतन करने के लिए प्रशिक्षित करने की आवश्यकता हो सकती है ताकि वे बदलते कार्य वातावरण या नौकरी की मांगों के लिए खुद को समायोजित कर सकें। नए कर्मचारियों को संगठन में काम करने के तरीकों, तकनीकों और प्रणालियों से निपटने के लिए प्रारंभिक चरण में प्रशिक्षण की भी आवश्यकता हो सकती है।

संचार इन सभी प्रकार के प्रशिक्षण की कुंजी है। इस तरह का संचार कक्षा शिक्षण, व्याख्यान, सेमिनार, लघु पाठ्यक्रम, सम्मेलन, शैक्षिक पर्यटन, फिल्म शो आदि के माध्यम से किया जा सकता है। न केवल सामान्य कर्मचारियों, बल्कि प्रबंधकीय कर्मचारियों को भी ऊपर बताई गई प्रक्रिया में प्रशिक्षित करने की आवश्यकता है।

7. निर्देश, मार्गदर्शन और परामर्श:

व्यावसायिक संचार का एक उद्देश्य कर्मचारियों को निर्देश देने, मार्गदर्शन प्रदान करने और परामर्श की व्यवस्था के माध्यम से प्रबंधन करना है। एक अच्छे व्यावसायिक संगठन में कर्मचारियों के लिए कानूनी, व्यावसायिक और चिकित्सा मार्गदर्शन और परामर्श निःशुल्क प्रदान किया जाता है। इस उद्देश्य के लिए डॉक्टर, वकील, कोच आदि कार्यरत हैं। इस तरह की सहायता का अंतर्निहित उद्देश्य कर्मचारियों को शारीरिक रूप से स्वस्थ और मानसिक रूप से सतर्क रखना है ताकि वे संगठन की भलाई के लिए पूरे मन से काम कर सकें।

8. चेतावनी देना और अच्छे काम की सराहना करना:

एक अच्छे कार्यकर्ता की सराहना करना बहुत जरूरी है। यह उसे बेहतर प्रदर्शन और अधिक भागीदारी के लिए प्रयास करने के लिए प्रोत्साहित करेगा। यह कर्मचारी को उसकी जिम्मेदारियों के प्रति जागरूक बनाता है। दूसरी ओर, अनुशासित, गैर-जवाबदेह और अनुत्पादक होने या अशांति पैदा करने वाले कर्मचारियों को चेतावनी देना भी आवश्यक है। प्रशंसा और चेतावनी दोनों का उद्देश्य मौखिक या लिखित संचार के माध्यम से पूरा किया जा सकता है।

9. संसाधन उपयोग:

संचार संगठन के संसाधनों की बर्बादी की जाँच करता है और उनके बेहतर उपयोग में मदद करता है। ज्ञान की कमी या समय पर उचित दिशा की कमी के कारण अपव्यय या दुरुपयोग हो सकता है। संचार निर्देश, सलाह आदि के माध्यम से ज्ञान की खाई को पाटने में मदद करता है और संसाधनों की बर्बादी या दुरुपयोग को कम करता है। संचार के माध्यम से न केवल भौतिक संसाधनों, बल्कि वित्तीय संसाधनों, मानव संसाधनों और अन्य संसाधनों का भी उचित उपयोग किया जाता है।

10. प्रबंधन क्षमता:

व्यावसायिक संचार का एक उद्देश्य प्रबंधन की दक्षता में वृद्धि करना है। यदि संचार (औपचारिक और अनौपचारिक) का एक अच्छा नेटवर्क है, तो संगठन को कुशलतापूर्वक और प्रभावी ढंग से प्रबंधित किया जा सकता है।

व्यापार संचार के चरण

संचार की प्रक्रिया या चरणों में एक निश्चित अंत या उद्देश्य की पूर्ति के लिए किए गए कार्यों और कार्यों की एक श्रृंखला शामिल होती है।

लॉरेंस एपली के अनुसार, बुनियादी संचार प्रक्रिया में निम्नलिखित चरण शामिल हैं:

(i) विचार या समस्या को स्पष्ट करना,

(ii) समस्या का समाधान विकसित करने में भागीदारी प्राप्त करना,

(iii) विचार या निर्णय प्रसारित करना,

(iv) सहमत कार्रवाई करने के लिए दूसरों को प्रेरित करना, और

(v) संचार की प्रभावशीलता को मापना।

उपरोक्त के आलोक में, व्यावसायिक संचार की प्रक्रिया या चरणों को निम्नानुसार वर्णित किया जा सकता है:

1. प्रेषक का विचार:

संचार प्रक्रिया में पहली बात यह है कि संप्रेषित किए जाने वाले विचार या समस्या से परिचित होना चाहिए। यदि संप्रेषक के पास इस विचार या समस्या के बारे में कोई स्पष्ट दृष्टिकोण नहीं है, तो दूसरे छोर पर इसका स्वागत समान अस्पष्ट विचार दे सकता है और इस प्रकार गलत समझा जा सकता है। इसलिए, संचार की प्रक्रिया के लिए विचार या समस्या को संप्रेषित करने के लिए पूर्ण और स्पष्ट दृष्टिकोण की आवश्यकता होती है।

2. आइडिया को एनकोड करना:

जब किसी प्रकार की भाषा के संदर्भ में विचार को प्रतीकात्मक रूप में परिवर्तित किया जाता है, तो इसे विचार का एन्कोडिंग कहा जा सकता है। भाषा में शब्द, प्रतीक, चार्ट, आरेख, हावभाव आदि शामिल हो सकते हैं। यह एन्कोडिंग प्रेषक और प्राप्तकर्ता की व्यक्तिगत विशेषताओं पर निर्भर करता है। संदेश की शैली, लंबाई, रूप, स्पष्टता आदि व्यक्ति से दूसरे व्यक्ति में भिन्न होती है।

3. संचरण:

विचारों या निर्णयों को प्रसारित करने में, कुछ मामलों को ध्यान में रखा जाना चाहिए। पहला विचार एक उपयुक्त चैनल (यानी, मौखिक, गैर-मौखिक, लिखित, आदि) और एक माध्यम (टेलीफोन, ई-मेल, पत्र, आमने-सामने बातचीत, आदि) का चयन करना होना चाहिए।

यह चयन तात्कालिकता, दूरी, साधनों की उपलब्धता, लागत और समय के कारक आदि पर निर्भर करता है। अगली बात उस व्यक्ति या व्यक्तियों को निर्धारित करना है जिन्हें ऐसे विचार या निर्णय संप्रेषित किए जाने हैं। इसलिए, संचार के लिए सही पाठ्यक्रम और सही व्यक्ति का चयन इसकी प्रभावशीलता के लिए आवश्यक है।

4. प्राप्तकर्ता द्वारा संदेश प्राप्त करना:

संचार को फलदायी बनाने के लिए रिसीवर को संदेश प्राप्त करना चाहिए। मान लीजिए किसी व्यक्ति को कोई पत्र या ई-मेल भेजा जाता है। उसके लिए यह संभव नहीं है कि वह इसके माध्यम से जाए और इसका अर्थ समझे, जब तक कि वह इसे प्राप्त न कर ले।

5. संदेश को डिकोड करना:

डिकोडिंग का अर्थ है संदेश के अर्थ को समझना या सामने लाना। यह बहुत जरूरी है। यदि प्राप्तकर्ता संदेश को उसी अर्थ में समझता है जैसे प्रेषक चाहता है, संचार का उद्देश्य पूरा माना जाता है।

6. प्रतिक्रिया भेजना:

प्रतिक्रिया संदेश के लिए रिसीवर की प्रतिक्रिया है। संदेश को समझने के बाद प्राप्तकर्ता उस पर प्रतिक्रिया करता है और उसी के अनुसार प्रतिक्रिया करता है। प्रतिक्रिया संदेश की प्रभावशीलता का मूल्यांकन करती है। यदि संदेश की भावना ठीक से यथार्थवादी है, तो प्रतिक्रिया या प्रतिक्रिया वांछनीय होगी और यदि ऐसा नहीं है, तो यह समझना होगा कि प्रक्रिया में कुछ बाधाएं हैं। ऐसी बाधाओं को दूर करने के लिए कदम उठाने की जरूरत है।

7. चैनल:

चैनल संचार के मार्ग या पथ हैं। प्रेषक का विचार इस पथ के माध्यम से प्राप्तकर्ता को प्रेषित किया जाता है। फिर से, रिसीवर चैनल के माध्यम से प्रेषक को प्रतिक्रिया भेजता है। इस प्रकार, संचार की प्रक्रिया में चैनल का उपयोग कम से कम दो बार किया जाता है। मौखिक या टेलीफोनिक संदेश, पत्र, विभिन्न ऑडियो और वीडियो मीडिया, कंप्यूटर, ई-मेल, फैक्स आदि संचार के लोकप्रिय चैनल हैं। चैनल का चयन संदेश की प्रकृति, आवश्यकता, तात्कालिकता और स्थितिजन्य स्थितियों पर निर्भर करता है।

8. शोर:

यह प्रक्रिया में एक अलग कदम नहीं है। यह हर कदम पर मौजूद हो सकता है और संचार को कम प्रभावी या अप्रभावी बना सकता है। शोर संदेश को विकृत करता है और उन विचारों को व्यक्त करता है जो प्रेषक द्वारा अभिप्रेत नहीं हैं जिसके परिणामस्वरूप अराजकता, भ्रम और जटिलता होती है।

व्यापार संचार के प्रकार

व्यावसायिक संचार के स्तर संचार की दिशा और उन व्यक्तियों के रैंक या पदों के आधार पर निर्धारित किए जा सकते हैं जिनके साथ संचार किया जा रहा है।

इसे इस प्रकार वर्गीकृत किया जा सकता है:

1. निचले स्तर का संचार

2. ऊपरी स्तर का संचार

3. क्षैतिज या पार्श्व-वार या पार्श्व संचार।

1. निचले स्तर का संचार:

जब सूचना उच्च पदों पर बैठे व्यक्तियों से निचले स्तर के लोगों की ओर प्रवाहित होती है, तो इसे 'निचला स्तर का संचार' कहा जाता है। संचार का प्रवाह नीचे की ओर होने के कारण इसे 'डाउनवर्ड कम्युनिकेशन' भी कहा जाता है। यह आमतौर पर मौखिक या लिखित आदेशों, रिपोर्ट, मैनुअल आदि के माध्यम से व्यक्त किया जाता है और सभी व्यावसायिक संगठनों में सबसे आम प्रथा है।

एक संगठन में, निचले स्तर के लोगों में उच्च स्तर की वफादारी, विश्वास, सम्मान और कभी-कभी उच्च स्तर के लोगों के प्रति भय और आज्ञाकारिता की मिश्रित भावना होती है। यह संचार की उच्च स्तर की स्वीकृति की ओर जाता है।

निचले स्तर के संचार में गपशप या 'अंगूर' संचार के माध्यम से सूचना के विरूपण की संभावना है। ऐसे मामले में संचार का अंतिम उद्देश्य खो जाता है। इसलिए, सूचना, संदेश या आदेश भेजने और बिना किसी हानि, परिवर्तन या सूचना के विरूपण के प्रतिक्रिया प्राप्त करने के लिए सावधानी बरतनी चाहिए।

2. ऊपरी स्तर का संचार:

जब संचार अधीनस्थों से वरिष्ठों तक ऊपर की ओर बढ़ता है, तो इसे 'ऊपरी स्तर का संचार' कहा जाता है। ऊपरी स्तर के संचार के साधनों में रिपोर्ट और सुझाव, राय और दृष्टिकोण, शिकायतें और शिकायतें आदि प्रस्तुत करना शामिल है।

ऊपरी स्तर के कर्मचारी इस तरह के संचार के माध्यम से निचले स्तर के कर्मचारियों की नब्ज को समझ सकते हैं। लेकिन, यह कम आम है क्योंकि इसकी परेशानी और परेशान करने वाली प्रकृति के कारण शीर्ष प्रबंधकों द्वारा इसे कम पसंद किया जाता है।

इस तरह के संचार की प्रभावशीलता अच्छे वरिष्ठ-अधीनस्थ संबंधों और वरिष्ठों की शिकायतों को दूर करने और अधीनस्थों की भावनाओं का सम्मान करने के इरादे पर निर्भर करती है। अधीनस्थों को भी सहयोगी होना चाहिए और अनावश्यक आलोचना, दोष-खोज रवैया, नकली या आधारहीन शिकायतों की शिकायत आदि से बचना चाहिए।

3. क्षैतिज या पार्श्व-वार या पार्श्व संचार:

'क्षैतिज या पार्श्व या पार्श्व संचार' संगठन के स्थितिगत पदानुक्रम में समान स्तर के लोगों के बीच मौखिक या लिखित विधि के माध्यम से होता है। एक ही विभाग या किसी अन्य विभाग के कर्मचारियों या पर्यवेक्षकों या प्रबंधकों के बीच संचार क्षैतिज या पार्श्व संचार के उदाहरण हैं। यह संगठन में समझ और समन्वय को बढ़ावा देने में मदद करता है। यह बड़े या विकेन्द्रीकृत संगठन में विशेष रूप से महत्वपूर्ण है।

व्यापार संचार का महत्व

व्यावसायिक संचार का महत्व या महत्व दिन-ब-दिन बहुत तेजी से बढ़ रहा है। संचार की मदद के बिना आज की व्यापारिक दुनिया सुचारू रूप से नहीं चल सकती है। यह एक व्यावसायिक उद्यम को गतिशील बनाता है और इसकी दक्षता को बढ़ाता है। इसे प्रेरक शक्ति के रूप में माना जाता है जो औद्योगिक सद्भाव की ओर ले जाती है।

इसका उपयोग संगठनात्मक लक्ष्यों की उपलब्धि सुनिश्चित करने के लिए व्यावसायिक गतिविधियों को नियंत्रित करने के लिए एक उपकरण के रूप में किया जा सकता है। कीथ डेविस के अनुसार, व्यापार में संचार की भूमिका उतनी ही आवश्यक है जितनी मानव शरीर में रक्त शिराओं या धमनियों की। इसकी अनुपस्थिति में, एक व्यावसायिक संगठन का अस्तित्व समाप्त हो जाएगा।

प्रबंधन में व्यावसायिक संचार की महत्वपूर्ण भूमिका होती है जिसका उद्देश्य संगठनात्मक गतिविधियों के समग्र समन्वय को हासिल करने के लिए व्यक्तिगत प्रयासों को निर्देशित करना है। यह सूचना, तथ्यों और विचारों को प्रसारित करके संगठन में सक्रिय कार्य करता है और इस तरह समन्वित प्रयासों को संभव बनाता है। संचार, जैसे, किसी संगठन के कामकाज के लिए बुनियादी माना जा सकता है।

व्यावसायिक संचार प्रबंधकीय दक्षता को बढ़ावा देता है और एक संगठन में मानवीय तत्वों को सहयोग की भावना विकसित करने के लिए प्रेरित करता है जो अंततः चरम प्रदर्शन की ओर ले जाता है। नेतृत्व की प्रक्रिया प्रभावी संचार पर निर्भर करती है। अच्छे श्रम-प्रबंधन संबंधों के लिए ध्वनि संचार प्रणाली एक अनिवार्य आवश्यकता है।

संचार की सहायता से उन उद्देश्यों और नीतियों की बेहतर समझ होती है जो समन्वय को प्रोत्साहित करते हैं। ग्राहकों और श्रमिकों के साथ हर व्यवसाय में मानवीय संबंधों के बढ़ते महत्व ने संचार को व्यवसाय की जीवन रेखा बना दिया है। उत्पादकों को अपने ग्राहकों के लिए बिक्री की अपील करने की आवश्यकता होती है।

अधीनस्थों से अपेक्षा की जाती है कि वे अपनी शिकायतों और शिकायतों को अपने वरिष्ठ से संप्रेषित करें, अन्यथा वे संघर्ष का कारण बन सकते हैं। उचित संचार निर्णयों को प्रभावी ढंग से लागू करने में मदद करता है और व्यवसाय को सुचारू रूप से चलाने में मदद करता है। यह आपसी विश्वास और विश्वास पैदा करता है और कर्मचारियों के मनोबल का निर्माण करता है और इस प्रकार, उन्हें नौकरी से संतुष्टि प्रदान करता है।

प्रबंधन में व्यावसायिक संचार सभी अधिक महत्वपूर्ण है क्योंकि एक उद्यम की सफलता इस बात पर निर्भर करती है कि उसके कर्मचारी एक दूसरे को कितनी प्रभावी ढंग से समझते हैं। व्यवसाय की अधिकांश समस्याओं को प्रबंधकों और श्रमिकों के बीच खराब संचार के लिए जिम्मेदार ठहराया जा सकता है।

व्यावसायिक संचार के महत्व की उपरोक्त चर्चा को बिंदुवार निम्नानुसार बताया जा सकता है:

1. सूचना का संचलन:

संचार सूचना को एक स्थान से दूसरे स्थान और एक व्यक्ति से दूसरे व्यक्ति तक ले जाने में मदद करता है। यह एक व्यावसायिक उद्यम में विभिन्न स्तरों के श्रमिकों के बीच समझ की एक श्रृंखला विकसित करता है।

2. उद्यम का कुशल और सुचारू संचालन:

एक उद्यम का सुचारू और कुशल कामकाज पूरी तरह से संचार प्रणाली की प्रभावशीलता पर निर्भर करता है। यह दिशा का आधार प्रदान करता है और प्रबंधन प्राधिकरण की इच्छाओं के अनुसार लोगों को कार्रवाई करने के लिए प्रेरित करता है। जीआर टेरी के अनुसार: "संचार प्रबंधन प्रक्रिया के सुचारू संचालन को बढ़ावा देने वाले स्नेहक के रूप में कार्य करता है।"

3. प्रबंधन दक्षता को बढ़ावा देना:

संचार व्यवसाय प्रबंधन के सभी कार्यों को घेरता है। तो, इसके बिना, व्यवसाय प्रबंधन का कोई भी कार्य अपने इच्छित लक्ष्य की ओर नहीं बढ़ सकता है। यह प्रबंधकीय दक्षता का उपकरण है। प्रबंधकीय दक्षता अन्य लोगों के माध्यम से उन्हें यह जानने और समझने के लिए कि प्रबंधक उन्हें क्या करना चाहता है, पर निर्भर करता है। कर्मचारियों को सुचारू कार्य निष्पादन के लिए आवश्यक हर चीज से अवगत कराना संचार का कार्य है।

4. उचित योजना:

संचार व्यवसाय की गतिविधियों की योजना बनाने में बहुत सहायक होता है। यह प्रबंधकों को अच्छी योजना के लिए आवश्यक जानकारी और विचार प्रदान करता है। थियो हैमैन के अनुसार "केवल अच्छे संचार के माध्यम से ही कंपनी की नीतियों और प्रथाओं को तैयार और प्रशासित किया जा सकता है।" सूचना की गोपनीयता श्रमिकों के बीच संदेह पैदा करती है और उन्हें अलग करती है। सामान्य समस्याओं की समझ उन्हें अपने प्रदर्शन का बेहतर रिकॉर्ड दिखाने के लिए एकजुट करती है।

5. निर्णय लेने का आधार:

संचार प्रबंधकों को आवश्यक निर्णय लेने और महत्वपूर्ण संचालन करने में मदद करता है। किसी संगठन में किए गए निर्णयों की गुणवत्ता पूरी तरह से प्रबंधन प्राधिकरण को उपलब्ध जानकारी की मात्रा और गुणवत्ता पर निर्भर करती है। प्रभावी संचार के अभाव में शीर्ष प्रबंधन कर्मियों के लिए अपने अधीनस्थों के निकट संपर्क में आना संभव नहीं हो सकता है।

6. सहयोग का आधार:

आपसी समझ और मन के मिलन को बढ़ावा देकर, संचार सहयोग का मार्ग प्रशस्त करता है। संचार अपने वास्तविक प्रदर्शन से पहले कार्य की मानसिक स्वीकृति के लिए स्थिति बनाता है। यह मानसिक स्वीकृति वास्तव में ऐसा करने से पहले की जाने वाली इच्छा है। संचार में आदेशों और निर्देशों को समझना और स्वेच्छा से स्वीकार करना शामिल है और व्यक्तिगत और सहकारी प्रयासों के आधार के रूप में कार्य करता है।

7. समन्वय के साधन:

समन्वय का अर्थ है कार्रवाई की एकता प्रदान करने के लिए व्यवस्थित सामूहिक प्रयास। कार्रवाई की यह एकता टीम वर्क का परिणाम है, जो काफी हद तक, संगठनात्मक लक्ष्यों की स्पष्ट समझ, उनकी उपलब्धि के तरीके और काम की स्थिति पर निर्भर करती है। व्यावसायिक संचार का कार्य श्रमिकों को काम से संबंधित हर चीज से पूरी तरह से अवगत कराना और उनके काम में पूरी तरह से सामंजस्य बिठाना है।

8. नौकरी से संतुष्टि:

उचित संचार प्रणाली आपसी विश्वास और विश्वास का विस्तार करती है। इस प्रकार यह उनके प्रबंधक की क्षमता में विश्वास पैदा करता है, उद्यम के प्रति उनकी वफादारी को बढ़ावा देता है और उनकी नौकरी के हित को उत्तेजित करता है। उचित संचार प्रणाली अधीनस्थों को प्रबंधकों के ध्यान में उनके दृष्टिकोण, शिकायतों और परेशानियों को लाने में सक्षम बनाती है। यह सुविधा श्रमिकों का मनोबल बढ़ाती है और अंततः उच्च प्रदर्शन के लिए नौकरी की संतुष्टि की ओर ले जाती है।

9. जनसंपर्क की स्थापना:

एक व्यावसायिक उद्यम कई सामाजिक समूहों, जैसे, ग्राहकों, निवेशकों, ट्रेड यूनियनों, सरकार और स्थानीय समुदाय के संपर्क में आता है। अनुकूल छवि विकसित करने के लिए इन समूहों में से प्रत्येक के साथ सौहार्दपूर्ण संबंध बनाए रखना चाहिए। इसे आम जनता को यह समझाने का निरंतर प्रयास करना चाहिए कि उसके कार्य समाज के हित में किए गए हैं। संचार के बिना कोई भी जनसंपर्क स्थापित नहीं किया जा सकता है।

10. प्रभावी नेतृत्व की स्थापना:

संचार के माध्यम से प्रभावी नेतृत्व स्थापित होता है। नेता या प्रबंधक के विचार, आदेश, निर्देश, निर्देश आदि अधीनस्थ कर्मचारियों को संचार के माध्यम से प्रेषित किए जाते हैं। प्रबंधक संचार के माध्यम से प्रबंधन प्राधिकरण और अधीनस्थों के बीच गलतफहमी और अविश्वास को मिटाकर उन्हें प्रभावित कर सकता है और एक स्वस्थ संबंध बना सकता है।

11. सहायक प्रेरणा:

संचार प्रेरणा बनाता है। इसके माध्यम से प्रबंधक और कर्मचारी संगठन से संबंधित नवीनतम जानकारी से अच्छी तरह परिचित होते हैं। यह शत्रुता से बचने, वास्तविकता की स्वीकृति, दृष्टिकोण में परिवर्तन, जिम्मेदारी की चेतना और अंततः काम करने की प्रेरणा की ओर ले जाता है।

12. वफादारी:

प्रबंधन कर्मियों पर निचले कर्मचारियों का विश्वास और वफादारी बढ़ जाती है क्योंकि वे संचार के माध्यम से अपने बॉस की दक्षता की क्षमता से अवगत हो जाते हैं। यह आपसी विश्वास को मजबूत करने में मदद करता है।

13. लक्ष्यों की पूर्ति:

संचार प्रबंधकीय और कार्यरत कर्मचारियों के बीच सहयोग और समन्वय के माध्यम से संगठनात्मक उद्देश्यों को पूरा करता है। प्रभावी संचार प्रणाली के माध्यम से प्रबंधकों और अधीनस्थ कर्मचारियों के बीच अंतर्संबंध स्थापित किए जाते हैं।

14. औद्योगिक शांति:

मजदूरों की अशांति आज एक समस्या है। यह संचार है जो उद्योग में शांति स्थापित कर सकता है। दोतरफा संचार आपसी सहयोग और समझ विकसित करने में मदद करता है। अधोमुखी संचार के माध्यम से प्रबंधन कर्मी अपने आदेश, निर्देश, निर्देश आदि अधीनस्थों को भेजते हैं।

दूसरी ओर, ऊपर की ओर संचार अधीनस्थों को अपने वरिष्ठों को उनकी मांगों, शिकायतों, शिकायतों, सुझावों आदि से अवगत कराने में मदद करता है। इस प्रकार, वरिष्ठों और अधीनस्थों के बीच तथ्यों और सूचनाओं के संचार के माध्यम से, औद्योगिक शांति स्थापित की जा सकती है।

निष्कर्ष

इस प्रकार से हम कह सकते हैं कि संचार एक ऐसी प्रक्रिया है जिसके माध्यम से सूचना, तथ्य, विचार, आदेश, सलाह, निर्णय आदि व्यवसाय से जुड़े व्यक्तियों के बीच संप्रेषित, भेजे या आदान-प्रदान किए जाते हैं। इस प्रकार, एक व्यावसायिक उद्यम के व्यापार, कानून, वित्त, प्रशासन, प्रबंधन आदि से संबंधित संचार को 'व्यावसायिक संचार' कहा जा सकता है।

व्यावसायिक उद्यम की सफलता काफी हद तक अच्छे संचार पर निर्भर करती है। प्रभावी संचार एक व्यावसायिक उद्यम के लक्ष्य को प्राप्त करने में आने वाली बाधाओं को मिटा देता है। अप्रभावी संचार या संचार विफलता से किसी व्यवसाय के धन, समय, ऊर्जा, अवसर और यहां तक ​​कि सद्भावना की हानि हो सकती है।